ANALYSTE AUX OPERATIONS

PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENTRECRUTEANALYSTE AUX OPERATIONS

Location :     Abidjan, COTE d'IVOIRE
Application Deadline :      03-Nov-14
Type of Contract :  FTA Local
Post Level :  NO-B
Languages Required :       English   French  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)       01-Dec-2014
Duration of Initial Contract :      1 year
Expected Duration of Assignment :       1 year
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Nationalité : ETRE DE NATIONALITÉ IVOIRIENNE
Background
Le Conseil Exécutif/d’Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique qui couvre la période 2014-2017 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu’il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédente. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l’efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu’humaines, afin d’atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues.
A cet effet, les Bureaux de Pays ont dû subir un test de Viabilité et d’Efficacité financière (FSE) qui permet de s’assurer que les bureaux extérieurs disposent des compétences requises pour mettre en œuvre les Programmes des Pays au cours du prochain exercice biennal 2014-2015.
Sous l’autorité et la supervision du Directeur Pays Adjoint/Opérations, l’Analyste aux Opérations joue le rôle de conseiller à la direction dans tous les aspects de la gestion du bureau de pays et des opérations. Cela comprend gestion financière stratégique et des ressources humaines, les technologies de communication et d’information, un service des achats performant, la logistique et les services communs en respect des procédures et règlements du PNUD. Son rôle principal est de diriger les opérations  en assurant un bon fonctionnement du bureau de pays/programmes/projets/opérations, une cohérence dans l’exécution des prestations et une évaluation permanente et un réajustement des opérations en prenant en compte les changements survenus dans l’environnement si nécessaire.
L’analyste aux Opérations dirige l’équipe des opérations du bureau de pays et encourage la collaboration dans l’équipe, avec le personnel du programme et des autres agences onusiennes et une approche axée sur la clientèle. L’analyste des Opérations travaille en étroite collaboration avec le programme et le personnel des projets dans le bureau de pays, le personnel des autres agences des NU, le personnel du siège et les officiels gouvernementaux afin de réussir la prestation des services.
Duties and Responsibilities
Résumé des fonctions principales:

• Assurer la direction stratégique des opérations;
• Gestion des ressources financières et supervision de l’équipe des finances;
• Organisation des services communs et gestion, établissement de partenariats avec les autres agences des NU;
• Appuyer le DCD/O pour la gestion du comité des opérations et le suivi des recommandations;
• Appuyer et assurer l’intérim du DCD-O pour les ressources humaines, ICT et le Procurement and support services. 
• En tant que membre du comité de gestion du bureau de pays, assurer la direction stratégique des opérations en vue d’atteindre les résultats suivants:
• Respect du Cadre de Contrôle interne, règlements des NU/PNUD, procédures et politiques, mise en œuvre des stratégies opérationnelles de l’organisation, élaboration des objectifs de gestion, élaboration et mise en œuvre du plan de travail intégré biennal, et suivi de l’atteinte des résultats;
• Mise en place des processus de gestion du bureau pays et élaboration du manuel interne des opérations (SOP) pour les opérations, finance, gestion des ressources humaines, achats et logistique et services ICT;
• Utilisation des fonctionnalités d’Atlas pour améliorer les résultats et services a la clientèle;
• Partage et renforcement du savoir en lien avec la gestion et les opérations du bureau de pays, organisations des formations pour le personnel des opérations, synthèses des leçons apprises et bonnes pratiques, et contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique;
• Assurer le suivi effectif et exact du budget, control budgétaire, analyse financière et gestion des ressources financières et supervision de l’équipe des finances afin d’atteindre les résultats suivants:
• Bonne planification, contrôle des dépenses, rapports financiers périodiques et audit des ressources financières, y compris les revenus extra budgétaires en accord avec les procédures et règlements du PNUD;
• Bonne planification, suivi et rapportage trimestriel du niveau des avances reçues, des flux de trésoreries et des décaissements
• Suivi minutieux du Dashboard des finances et du IPSAS Dashboard;
• Supervise les transactions bancaires, rapprochement bancaire et les autres questions bancaires;
• Assurer la fonction de Manager Niveau 1 dans Atlas pour l’approbation des bons et transactions de trésorerie, rapprochement bancaire, approbation des décaissements en attente en tant que troisième autorité (chèques, virements, EFT);
• Organisation des mécanismes de recouvrement des couts pour les services effectués par le bureau de pays aux projets et agences des NU, y compris la préparation de facture pro forma pour les agences onusiennes;
• Appuyer à la résolution des questions liées aux finances du programme : avances NIM, déficits des partages de couts, rapports PDR, etc;
• Mise en œuvre et suivi du HACT;
• Nettoyage régulier des données et audit dans Atlas;
• Assurer le rôle de suppléant du DCD-O pour la gestion des comptes bancaires locaux, sur les questions opérationnelles routinières y compris la négociation du taux d’échange. Peut assurer les fonctions de membres du panel de signataires bancaires sur décision du Directeur Pays;
• Suivi et rapportage trimestriel sur les exceptions pour les transactions inhabituelles et analyse des anomalies. Fournir l’information aux superviseurs et autres personnels du PNUD au siège sur les résultats de l’enquête quand les réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues;
• Signataire bancaire;
• Approbation pour annuler une transaction ou un paiement sur le système bancaire en ligne.
• Assure un contrôle des actifs du bureau pays afin d’atteindre les résultats suivants:
• Supervise la préparation du rapport d’inventaire;
• Mise en œuvre l’inventaire physique des actifs dans le bureau de pays et les projets;
• Supervise dans le DMS et dans Atlas le processus de certification des inventaires.
• Assurer l’efficacité des services logistiques et la supervision de l’équipe de logistique afin d’atteindre les résultats suivants:
• Supervision des processus d'approvisionnement et de services logistiques, conformément aux règles et règlements du PNUD; l'Analyste aux opérations  agit en tant que Manager Niveau 1  autorisé dans Atlas pour l’approbation des bons de commandes;
• Respect des règles et procédures du bureau pays dans le domaine et l’élaboration des stratégies logistiques;
• Gestion des dépenses opérationnelles et assurer des gains de productivités concernant les couts administratifs;
• Elaboration de la stratégie contractuelle du bureau de pays y compris les appels d’offres et évaluations, gestion des contrats et contractants, et leurs implications juridiques. Supervision des processus d’achat et logistiques selon les procédures et règlements du PNUD;
• Supervision du contrôle d’accès et gestion de la sécurité du bureau et de ses sous-bureaux;
• Appuyer le DCD/O avec la révision du plan de l’organisation et sa mise en œuvre.
• Assure une bonne organisation des services communs et la gestion, élaboration de partenariats avec les autres agences des NU afin d’atteindre les résultats suivants:
• Elaboration de services communs, entretien de la coordination afin d’assurer l’intégrité des activités sur les services communs (SLA, COP-OMT) et la mise en œuvre de la réforme des NU;
• Elaboration d’une approche stratégique pour la mise en œuvre des services communs en lien avec les derniers développements dans les services communs et les bonnes pratiques;
• Bonne planification et suivi du budget des services communs et les contributions des agences dans le compte pour services communs.

Impact des résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité et l’effectivité des opérations du bureau de pays dans l’utilisation des ressources de l’organisation dans les domaines suivants:

• Services financiers;
• Services logistiques;
• Service des Achats;
• Services communs et mise en œuvre de l’agenda des NU sur les services communs et les achats groupes.

Competencies
Compétences relatives à l’organisation

• Fait prévue d’intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des NU;
• Fait la promotion des valeurs, missions, et objectifs stratégiques du PNUD;
• Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge;
• Traite tout le monde sans favoritisme.
• Compétences relatives à la fonction:
• Gestion du savoir et Apprentissage
• Fait la promotion de la gestion du savoir dans le PNUD et crée un environnement d’apprentissage dans le bureau à travers le leadership;
• Travaille activement vers une acquisition du savoir personnel et continu et le développement d’un ou plusieurs domaines d’application, agit sur le plan d’apprentissage et applique les aptitudes nouvellement acquises.

Développement et Efficacité opérationnelle

• Bonnes qualités analytiques;
• Aptitude à élaborer des rapports et à présenter les données financières;
• Capacité à concevoir une planification stratégique, des rapports en lien avec la gestion axée sur le résultat;
• Capacité à formuler et suivre les projets de gestion;
• Solide connaissance dans la gestion des ressources financières et des ressources humaines, contrats, actifs et achat, technologies;
• Compétences et solides aptitudes en Finance;
• ies de l’information et de la communication;
• Capacité à élaborer la conception des procédés de gestion, la mise en œuvre de nouveaux systèmes (cote gestion) et influencer le comportement et l’attitude du personnel.

Gestion et Leadership

• Dirige les équipes efficacement et démontre des qualités dans la résolution des conflits;
• Capacité pour établir les priorités pour son travail et les autres bureaux de la coordination ; planifie les activités afin d’assurer une utilisation optimale du temps et des ressources ; assure un suivi des performances des objectifs et prend des mesures correctives pour toute déviation de la planification;
• Aborde le travail avec la même énergie et adopte une attitude positive et constructive;
• Faire preuve d’une grande capacité de communication orale et écrite;
• Tisse de solides relations avec la clientele et les acteurs extérenes;
• Développe des relations solides avec la clientèle, met en avant l’impact et les résultats en faveur de la clientèle;
• Gere les conflits et stress, en restant calme et travaille en tant que médiateur dans les situations antagonistes et de crise;
• Sollicite le feedback du personnel sur son attitude.

Required Skills and Experience
Formation:

• Diplôme universitaire de niveau Master ou équivalent en Gestion des Affaires, Ressources Humaines, Administration Publique, Economie ou tout autre domaine connexe;
• UNDP Procurement Certification et Prince 2 requises.
  
  Experience Professionnelle:
• 2 années d’expérience professionnelle pertinente au niveau national ou international dans les conseils en gestion et/ou la gestion des systèmes financiers et l’établissement des relations entre les organisations internationales et les gouvernements nationaux;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels bureautiques, expérience de base de données et de système de gestion sur internet.
• Niveau de langue requis:
• Excellente connaissance du Français; et
• Maîtrise de l’anglais.

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